Förebygg stress med bra arbetsstrukturer!

Känner du ibland att det inte finns tillräckligt med timmar i dygnet? Eller att det “alltid” dyker upp saker du måste ta tag i när du hade tänkt göra annat? Genom att ha bra arbetsstrukturer gör du den saken bättre! Då säkerställer du att det finns utrymme för alla dina arbetsuppgifter och att inget glöms bort.  

Enligt oss på Howdo är det ett utmärkt tillfälle att se över de egna arbetsstrukturerna när man nu är i gång igen efter sommaren. Hur lägger du upp ditt arbete? Nedan följer enkla instruktioner till hur du kan strukturera upp ditt arbete på ett enkelt sätt. Häng med! 

Uppgift

1. Gör en inventering av alla de olika uppgifter du utför på en vecka. Exempelvis: Mejl, kundkontakter, sälj, uppföljning av personal, ekonomi, administration, interna möten, osv.  Fördela dina uppgifter på en kalender och sätt ut hur ofta du ska jobba med respektive uppgift samt hur lång tid du beräknar till uppgiften. Följ samma procedur för varje uppgift.

2. Nu har du en bra plan för hur du kan jobba/ fördela din tid.  

3. Försök följa planen. När du kommer i gång, var observant på om du har med alla uppgifter eller om du behöver göra justeringar.  

4. I det verkliga livet kan saker hända som gör att du behöver gå bort från din plan. I dessa fall vet du vad du inte hann med och kan därför lättare hitta en annan tid för att utföra denna uppgift.  

5. Kom ihåg att lägga in tid till pauser och/ eller rörelse!  

Utmaning

Försök vara extra sträng med dig själv och se om du kan korta ner-, eller ta bort något. Exempel: Behöver du svara på mejl två gånger om dagen? Kan du korta ner det till ett pass? På så sätt kan du frigöra tid!

Att må bra. Det börjar med dig själv

Vi vet att människor i dagens samhälle mår allt sämre. Vi har ett högt tempo, blir ständigt pepprade med information, rör oss mindre, har höga mål och krav på oss själva och mindre tid till att ”bara vara”. Detta är inget nytt. Vi vet om det. Ändå gör vi inte tillräckligt mycket åt det. Det kan bero på många saker. Att jobbet förväntar det av oss eller att vi har byggt upp ett samhälle som fungerar på det sättet. Vad vet vi!   

Det vi å andra sidan vet, är att bara du kan ta beslut över dig själv. Bara du kan lyssna till din kropp och vad den signalerar. Stress kan se olika ut för olika personer. Vissa får problem med sömn, får huvudvärk eller ont i magen. Andra tappar förmågan att tänka klart, se helheter, känna glädje. Alla kroppar signalerar stress eller obalans på olika sätt. Hur kommunicerar din kropp? Lyssnar du på den?  

Tempot i vårt samhälle är högt. Ofta tenderar vi att ha mycket fokus utåt, på andra personer. Vi fokuserar på vad andra gör, hur andra mår, vad andra tycker och tänker. Vi rör oss snabbt, ska hinna med mycket, springa på alla bollar. Tänk om vi kunde lägga åtminstone en bråkdel av den tiden på oss själva. Reflektera kring hur jag mår, vad jag har lust att göra, vad jag behöver. Och ännu bättre, tänk om vi faktiskt tog oss själva på så stort allvar att vi lyssnade på kroppen och agerade därefter.  

Det är därför vi har startat Howdo. För att hjälpa människor att reflektera över sitt eget mående och skapa bra förutsättningar för sin egen hälsa. Som ledare får du kontinuerligt se hur dina medarbetare mår och möjlighet att hjälpa till om det behövs. 

Vill du läsa mer om hur Howdo fungerar i praktiken? Klicka här

Feedback på jobbet

Syftet med feedbacken

Vad är syftet med feedbacken du ska ge? Är det att någon ska utvecklas, vill du hjälpa någon att komma vidare i sitt arbete eller kan det vara så att du vill ge feedback för din egen skull? För att du ska slippa irritera dig över saker en person gör? Kom underfund med detta innan och säkerställ att du har goda intentioner för att ge feedback och att du är rätt person att ge den.

Exempel: Jag har sett att en kollega ser nervös ut när denna ska hålla presentationer. Jag har några konkreta tips som förmodligen skulle hjälpa min kollega mycket. Syftet är att jag vill hjälpa. Är jag rätt person att ge denna feedback? I detta fall är jag kollega. Kanske vår chef egentligen borde ta tag i detta. Jag tycker dock att vi har en nära relation och skulle vilja att min kollega gav liknande feedback till mig vid behov.

Sätt ramarna

För att din feedback ska landa så väl som möjligt hos mottagaren är det bra att sätta tydliga ramar. Att känna sig överrumplad och plötsligt få feedback levererat i knät är inte alltid uppskattat. Kanske har ni på arbetsplatsen uttalade utvecklingsområden med saker ni ska träna på/utveckla. Då är det lättare att lägga in observationer med feedback till varandra. Har ni inte övergripande ramar för detta, sätt dina egna!

Exempel: Efter en presentation som min kollega genomfört går jag fram och frågar hur det gick och hur det kändes. Här finns det en naturlig öppning för samtalet. Om personen själv säger något om att denna var osäker eller liknande kan jag flika in ett tips. Om personen i fråga inte gör det kan jag själv sätta ramen och säga: Jag la märke till några saker som jag tror skulle kunna göra det ännu bättre. Vill du höra vad jag tycker?
Här ger du utrymme för din kollega att säga nej, samtidigt som du tydliggör att intentionen är positiv och förbereder kollegan på att feedbacken kommer att komma.

Feedback = Hört+ sett+ din åsikt/ förslag/ fråga

För att feedback ska landa väl har vi en gyllene formel. Försök att inte göra tolkningar, utan vara så konkret som möjlig. Säg till personen vad du har sett, hört eller fysiskt känt. Beskriv utan att tolka! Därefter kan du ställa din fråga, säga vad du tycker eller komma med förslag på ändring. När feedback ges på detta sätt blir det inte personligt, utan utifrån dina observationer.

Exempel: ”Jag såg att du tittade ner i golvet, att du pratade med låg röst och rörde kroppen fram och tillbaka. Jag undrar om du tyckte det var obekvämt? Jag föreslår att du tittar på dem du ska prata med, höjer rösten lite och försöker stå still.”

Undvik att göra tolkningar

Man kan ha världens bästa intentioner, men ändå leverera en feedback som landar fel. Ofta beror det på att vi gör tolkningar på andras beteende vilket möter motstånd. Ta exemplet ovan. Man skulle kunna säga att ”du var osäker och nervös”. Men det är vår tolkning av beteendet. Det kan vi egentligen inte veta något om. Ställ dig frågan: Vad var det jag såg eller hörde som gjorde att jag tolkar det så? Det är det som blir det matnyttiga!

Träna! Börja med positiv feedback

Det kan vara annorlunda att tänka på detta sätt. Att inte göra tolkningar, men faktiskt bryta ner det man ser och hör för att ge feedback på det. Det behöver inte bara vara förslag på ändringar, det funkar lika bra med positiv förstärkning. Ofta känns det lättare att börja i den endan.
Exempel: ”Jag såg att du log och nickade när du läste texten. Det gillade jag!”

 

Jobba hemma eller på kontoret? 5 tips till dig som ledare

Om pandemin hade någon positiv effekt var det väl ändå att många företag släppte taget om de fyrkantiga ramarna med kontorstid kl. 8-17. Det mänskliga mötet kan dock ha sina fördelar, och många väljer ändå att arbeta på kontoret. I alla fall ibland. Här kommer 5 tips till ledare om hur man kan skapa ett lyckat arbetssätt på kontoret.

Flexibilitet

Ny forskning om hemarbete, gjord at Netigate, visar att majoriteten av svenskarna önskar flexibilitet mellan hemarbete och att arbeta på kontoret även efter pandemin1. Medarbetarnas behov ser olika ut beroende på livssituationen i sin helhet. Vissa har längtat efter att jobba på kontoret igen, medan andra undrar hur de kommer kunna lösa livspusslet när pendling och krav att sitta på kontoret börjar. Vårt tips: Titta på företagets förutsättningar och vad som är möjligt utifrån de uppgifter företaget behöver lösa. Prata sedan med medarbetarna och kom överens om individuella lösningar! Allas situationer ser olika ut och det kan även era lösningar göra.

Skapa ett värde för medarbetarna att vara på kontoret

Många företag värnar om kulturen och gemenskapen på arbetsplatsen och menar att det är betydelsefullt att man som kollegor träffas kontinuerligt. Vårt tips: Gör det värdefullt för medarbetarna att åka in till kontoret. Erbjud något de inte kan få hemma. Arrangera gemensamma luncher, workshops, erfarenhetsutbyte, etc. Listan kan göras mycket längre!

Ha gemensamma ”spelregler”

Många har vant sig vid lugn och ro och förmånen av att arbeta ostört på hemmakontoret. Eller också ett bakgrundsljud i form av skrikande barn.. Hur som helst kommer det underlätta för medarbetarna att arbeta efter eget behov om man har gemensamma spelregler. Kom överens om ”tysta zoner” och/eller tecken som visar att man inte vill bli störd, som t.ex. hörlurar på. Enligt Petri Kajonius från Lunds universitet som varit med att genomföra undersökningen från Netigate, kommer den traditionella 8 timmars arbetsdagen att suddas ut. Eftersom vi ofta är uppkopplade kommer vi kunna jobba mer projektbaserat när på dygnet som det passar oss2. Sätt spelregler även för detta så medarbetarna har ramar att förhålla sig till. Om jag får ett mejl av min kollega kl. 21.40, förväntas jag svara då? Om mina kollegors arbetstider ändras, hur ska jag förhålla mig till mina? Vårt tips: Prata om detta på arbetsplatsen så ni har rimliga förväntningar på varandra och på detta sätt förebygger stress.

Uppföljning

Säkerställ att du som ledare också följer upp de medarbetare som inte är på kontoret, åtminstone inte samtidigt som dig. Reflektera i slutet av veckan vilka du har inte har träffat och se till att köra en avstämning med respektive så du inte ”tappar” någon medarbetare. Vårt tips: Skaffa Howdo! Genom verktyget får medarbetarna en fråga, en gång i veckan. Du som ledare får varje måndag en rapport där du ser medarbetarnas svar på hur de har mått. Helt transparant för att göra det enkelt för dig som ledare att följa upp medarbetarna. Du kan dessutom dokumentera samtal och åtgärder i verktyget så det är ordning och reda!

Sätt en gemensam ”konstorsdag”

Flexibiliteten är troligtvis här för att stanna. Det finns många vinster för medarbetarna och organisationen att träffas med jämna mellanrum. Om inte medarbetarna kommer in varje dag, kom överens om en särskild veckodag där ni alla försöker prioritera att vara på plats på kontoret. Om ni inte har egna preferenser, får man föreslå (kon)TORSDAG?