Övertorneå börjar arbeta för ett bättre mående – tillsammans
Ett tiotal företag verksamma i kommunen och enheter på Övertorneå kommun har börjat använda Howdo- samtidigt. Precis som andra företag som använder Howdo kommer ledarna ha möjlighet att agera direkt när någon inte mår bra och genom det systematiska arbetssättet även få ett nyckeltal som företaget kan följa upp kontinuerligt.
Utöver det kommer Övertorneå kommun varje månad få en helt anonymiserad sammanställning av måendet i kommunen som användas till att få en nulägesbild över måendet och visa trender på en övergripande nivå. Tanken är att kommunen ska få ett värdefullt nytt nyckeltal som underlag till beslut i kommunen.
– Ett av de viktigaste uppdragen för en kommun är att bidra till invånarnas livskvalitet. Vi har länge haft ekonomiska nyckeltal men insåg att vi saknar ett sätt att följa det viktigaste av allt- hur våra invånare faktiskt mår. Om vi inte vet hur Övertorneåborna mår, kan vi omöjligt säga om våra insatser ger den effekt vi önskar, säger Anna Andersson, kommundirektör Övertorneå kommun.
Bland de medverkande finns både privata företag, avdelningar inom kommunen och till och med en förening. De företag som använder Howdo ger ledarna möjlighet att direkt agera när någon inte mår bra, utöver det ger det systematiska arbetssättet även ett nyckeltal som företag kan följa upp kontinuerligt. Leif Lahti på Utibildning Nord som är en stor arbetsgivare i Övertorneå är glad över initiativet.
– Våra medarbetare är det viktigaste vi har. Nu har vi fått ett verktyg till som hjälper oss att systematiskt och frekvent följa hur våra medarbetare mår samtidigt som det ger oss ett nytt viktigt nyckeltal för vårt företag. Det är extra roligt att vi göra detta i tillsammans och att vi kan göra skillnad för alla Övertorneåbor, säger Leif Lahti.
Företag har kommit långt i att sätta nyckeltal för det fysiska måendet, men många saknar fortfarande ett systematiskt sätt att följa även det upplevda måendet, trots att vi vet att det är den psykosociala ohälsan som ökar. Det är underbart att se att en hel kommun tar de mjuka frågorna på allvar och jobbar tillsammans för att öppna upp och våga prata om hur vi mår.
– Vi kommer troligtvis vara en av de första kommunerna i världen att varje vecka mäta måendet bland våra invånare. Det sänder en tydlig signal att vi i Övertorneå prioriterar de mjuka värdena som höjer människors livskvalitet och välbefinnande. Något som som vi hoppas attraherar både individer och företag, säger Ida Brännström, näringslivsstrateg Övertorneå kommun och hemvändare.
Är du också en ledare som vill ha ett enkelt sätt att få koll på måendet och bygga en arbetsplats där alla vågar prata om hur de mår. Hör av dig via vårt formulär eller maila mig på julie@howdo.se så berättar jag mer.
Fotnot: På bilden högst upp syns Övertorneås kommunalråd Tomas Mörtberg, Mia (Howdo), Julie (Howdo) och Ida Brännström, näringslivsstrateg Övertorneå kommun. Fotograf: Lisa Björk.
Att synliggöra mående kräver en öppen kultur
Hur var din förra vecka?
Min förra vecka var grön. Ofta är en grön vecka för mig när jag hinner med det jag planerat och det är harmoni i gruppen. Förra veckan var jag i fas och jag kände att det fanns en positiv inställning hos medarbetarna.
Pratar ni öppet om mående på arbetsplatsen?
Det kan ju många gånger vara frågor som är lite obekväma att ta upp, både som anställd men också som ledare, och det är något vi vill arbeta bort. Vi vill arbeta för att vi ska bli mer och mer öppna kring hur vi mår och jag tror att man behöver få upp saker till ytan för att kunna jobba med det, min uppfattning är att det inte finns något som personalen kan säga som förstör. Det är viktigt att man får berätta hur man mår, om sin upplevelse och om sina känslor och att kulturen är sådan att det är naturligt att det luftas.
Har ni några utmaningar kring mående på arbetsplatsen?
Vi har väldigt hög arbetsbelastning på våren och har en kultur där alla vill hjälpa till. Vi märker att detta påverkar personalens mående och att det kan bli för mycket. I vår bransch är det vanligt att det uppmuntras att jobba mycket, och att stanna kvar efter arbetstid ses som positivt. Vi har fått arbeta med detta för att skapa balans och bättre mående.
Vad är dina bästa tips på att synliggöra mående på arbetsplatsen?
Det viktigaste är att kontorscheferna med stöd av teamledarna har koll på sina medarbetares mående. En viktig sak i det är att se varje person i teamet i ögonen. Hos oss jobbar man väldigt självständigt, att visa att vi ser varandra blir en viktigt del för att känna samhörighet. Har ledarna inte uppmärksammat alla varje vecka har vi misslyckats.
Prestige gör att medarbetare mår sämre
Hur var din förra vecka?
Min förra vecka var grön. Jag var i Umeå tillsammans med VD:arna för kommunbolagen i Piteå och lyssnade på hur Umeå utvecklas. Det var lärorika föredrag och kollegorna i Umeå delade med sig av bra erfarenheter. Jag hade ett leende på läpparna när jag åkte hem.
Hur har ditt eget mående påverkat ditt ledarskap?
Jag har haft låg självkänsla hela livet. Rädslan av att inte bli omtyckt har gjort mig uppmärksam på andra i rummet. Jag läser av reaktioner, hur andra mår och fångar upp om någon inte mår bra. Tidigare trodde jag att jag behövde vara någon annan för att lyckas. Det tog ett par år för mig att lära mig att min styrka som ledare är att jag är mig själv. Jag vill också poängtera hur meningslös prestige är, det skapar spänningar, osäkerhet och gör att medarbetare mår sämre samtidigt som effektiviteten minskar, vi får mindre gjort – så bort med prestigen!
Märker dina kollegor hur du mår?
Jag brukar få höra att jag är som en öppen bok, att det syns på mig hur jag mår. Jag är intresserad av beteenden på arbetet och har lärt mig att vi själva enbart registrerar 40% av allt vi gör, vilket betyder att vi behöver återkoppling från omgivningen för att få hela bilden av vårt beteende. För mig är det viktigt att mina kollegor återkopplar till mig, framförallt om jag är påväg åt fel håll. Återkoppling visar omtanke och skapar tillit. Därför har vi byggt en kultur där vi återkopplar till varandra.
Vad är dina tips för att skapa ett bättre mående på arbetsplatsen
Något jag lärt mig är hur viktigt det är att reagera när någon signalerar att de inte mår bra. Du kan inte ta för givet att en person har förmågan att ta hand om sitt mående själv, även om personen säger att det är lugnt. Signalerar någon att den är röd betyder det att du som ledare behöver agera. Den erfarenheten fick jag när en kollega gick in i väggen, jag hade lyssnat mer på hans ord än hans signaler. Ett tips är att sätta av tid för att stämma av med dina medarbetare. Om du inte har tid till det tycker jag att du ska du fundera om du ska vara chef eller ledare. Däremellan gäller det att ha känselspröten ute och fånga upp om någon inte mår bra. För att detta ska fungera gäller det att det finns tillit, att medarbetarna vågar säga som det är. Egentligen är det är inte svårt. Det handlar bara om att bry sig och visa omtanke. En annan sak som jag anser är viktigt är ha roligt tillsammans varje dag på jobbet – det frigör positiva hormoner som minskar kortisolutsöndring och stress, vilket gör att vi också får mer gjort på jobbet.
Hemligheten till ett bra mående är planering
Vi fick en pratstund med Anneli Olovsson, VD på YouCall, en ledare som synliggör mående.
Hur var din förra vecka?
Min förra vecka var gul. Jag mår oftast oförskämt bra men just förra veckan var jag påverkad av att det var mycket som skulle slutföras och genomföras. Dygnet hade inte nog många timmar. Det kändes att man levde förra veckan. Men så är det väl tyvärr för oss alla i perioder ibland, arbetsbelastningen går upp och ner.
Pratar du med dina kollegor om hur du mår?
Ett av våra värdeord är transparens och vi har byggt upp ett klimat som säger att det är ok att visa hur man mår när man jobbar hos oss. Det är viktigt för mig att leva som jag lär men samtidigt är det också viktigt att jag som ledare inger trygghet och står stadigt när det blåser. Det jag utstrålar smittar också av sig, det där är en balansgång som ledare.
Hur synliggörs mående på arbetsplatsen?
Ett av det viktigaste vi gjort är att jobba med vår värdegrund och låta den genomsyra hela verksamheten med tydliga spelregler som alla som börjar jobba hos oss får “committa” på. Det måste få bubbla och skava ibland, det är då vi växer.
Vad är dina bästa tips för att må bra?
Hemligheten för att jag personligen ska må bra heter planering. Jag blockar av tid före och efter möten för förberedelser och reflektion och jag får ständigt jobba med mig själv att inte kompromissa med det jag planerat. Ett annat tips är att våga be om hjälp. Jag har lärt mig att det inte är en svaghet att medge att jag inte kan allt och att be någon som kan området mer om hjälp. För mig som ledare är det också viktigt för mitt mående att jag kan “leda med hjärtat” och med tillit. Jag vill inte spela något hårt ”chefspel”, det blir tröttsamt och inte på riktigt. Om tilliten finns skapas ett framåtlutat klimat där människor mår bra och bidrar till en sund och lönsam tillväxt i företaget.
Feedback på jobbet
Syftet med feedbacken
Vad är syftet med feedbacken du ska ge? Är det att någon ska utvecklas, vill du hjälpa någon att komma vidare i sitt arbete eller kan det vara så att du vill ge feedback för din egen skull? För att du ska slippa irritera dig över saker en person gör? Kom underfund med detta innan och säkerställ att du har goda intentioner för att ge feedback och att du är rätt person att ge den.
Exempel: Jag har sett att en kollega ser nervös ut när denna ska hålla presentationer. Jag har några konkreta tips som förmodligen skulle hjälpa min kollega mycket. Syftet är att jag vill hjälpa. Är jag rätt person att ge denna feedback? I detta fall är jag kollega. Kanske vår chef egentligen borde ta tag i detta. Jag tycker dock att vi har en nära relation och skulle vilja att min kollega gav liknande feedback till mig vid behov.
Sätt ramarna
För att din feedback ska landa så väl som möjligt hos mottagaren är det bra att sätta tydliga ramar. Att känna sig överrumplad och plötsligt få feedback levererat i knät är inte alltid uppskattat. Kanske har ni på arbetsplatsen uttalade utvecklingsområden med saker ni ska träna på/utveckla. Då är det lättare att lägga in observationer med feedback till varandra. Har ni inte övergripande ramar för detta, sätt dina egna!
Exempel: Efter en presentation som min kollega genomfört går jag fram och frågar hur det gick och hur det kändes. Här finns det en naturlig öppning för samtalet. Om personen själv säger något om att denna var osäker eller liknande kan jag flika in ett tips. Om personen i fråga inte gör det kan jag själv sätta ramen och säga: Jag la märke till några saker som jag tror skulle kunna göra det ännu bättre. Vill du höra vad jag tycker?
Här ger du utrymme för din kollega att säga nej, samtidigt som du tydliggör att intentionen är positiv och förbereder kollegan på att feedbacken kommer att komma.
Feedback = Hört+ sett+ din åsikt/ förslag/ fråga
För att feedback ska landa väl har vi en gyllene formel. Försök att inte göra tolkningar, utan vara så konkret som möjlig. Säg till personen vad du har sett, hört eller fysiskt känt. Beskriv utan att tolka! Därefter kan du ställa din fråga, säga vad du tycker eller komma med förslag på ändring. När feedback ges på detta sätt blir det inte personligt, utan utifrån dina observationer.
Exempel: ”Jag såg att du tittade ner i golvet, att du pratade med låg röst och rörde kroppen fram och tillbaka. Jag undrar om du tyckte det var obekvämt? Jag föreslår att du tittar på dem du ska prata med, höjer rösten lite och försöker stå still.”
Undvik att göra tolkningar
Man kan ha världens bästa intentioner, men ändå leverera en feedback som landar fel. Ofta beror det på att vi gör tolkningar på andras beteende vilket möter motstånd. Ta exemplet ovan. Man skulle kunna säga att ”du var osäker och nervös”. Men det är vår tolkning av beteendet. Det kan vi egentligen inte veta något om. Ställ dig frågan: Vad var det jag såg eller hörde som gjorde att jag tolkar det så? Det är det som blir det matnyttiga!
Träna! Börja med positiv feedback
Det kan vara annorlunda att tänka på detta sätt. Att inte göra tolkningar, men faktiskt bryta ner det man ser och hör för att ge feedback på det. Det behöver inte bara vara förslag på ändringar, det funkar lika bra med positiv förstärkning. Ofta känns det lättare att börja i den endan.
Exempel: ”Jag såg att du log och nickade när du läste texten. Det gillade jag!”